E-post- og internetpolitik
for Det humanistiske fakultet.
Følgende aftale er indgået i Det Humanistiske Fakultets samarbejdsudvalg
den 14. februar 2003. Aftalen gælder for alle ansatte under Det Humanistiske
Fakultet, Københavns universitet. [1]
0. Medarbejdere,
der i forbindelse med deres ansættelse på fakultetet får computeradgang og
oprettet en e-postkonto, skal aktivt bruge e-post som kommunikationsmiddel i
arbejdet.
1. Ingen har adgang til data eller gennemsyn af data
om medarbejderes brug af e-mails og internet med mindre arbejdsgiveren med
udgangspunkt i en skriftlig begrundelse har indhentet skriftligt samtykke fra den/de
pågældende medarbejdere til at dette kan finde sted.
2. Hvor den/de berørte medarbejdere ikke giver
samtykke, skal gennemsynet være påkrævet af særlige dokumenterbare, saglige og
driftsmæssige formål. Både medarbejderen og dennes tillidsmand skal være
orienteret om en eventuel registrering og gennemsyn.
3. Foretager ledelsen eller medarbejdere udpeget af
ledelsen registrering og gennemsyn i medfør af punkt 1. og 2. i denne aftale,
kan en sådan under alle omstændigheder kun vedrøre såkaldte trafikoplysninger
(afsender/modtagerforhold) og ikke indhold.
4. Eventuelt indsamlede oplysninger bliver slettet
når det ikke længere er nødvendigt for arbejdspladsen at opbevare oplysningerne
i en form der gør det muligt at identificere den enkelte person. Fakultetets samarbejdsudvalg tager - i et tillæg til denne aftale -
stilling til hvor længe logfiler bliver bevaret, hvem der skal have adgang til
dem, på hvilke betingelser de pågældende skal have adgang til dem, og hvem der
har ansvaret for sletning af logfiler.
5.
Privat brug af e-mails og
internettet i arbejdstiden er ikke i arbejdspladsens interesse. Privat brug af e-mail og internet må
som hovedregel lægges i pauser eller uden for arbejdstiden.
6.
Medarbejderne må ikke med deres
brug af e-post og internet bringe institutionen i vanry, pådrage den et ansvar,
true dens sikkerhedssystemer eller skabe økonomiske vanskeligheder for den.
7. Fakultetets samarbejdsudvalg træffer - i et
tillæg til denne aftale – nærmere aftale om hvilke medarbejdere der har adgang
til at kontrollere brugen af e-mails og Internettet. Der bliver indskærpet
disse medarbejdere en særlig tavshedspligt i overensstemmelse med reglerne i
persondataloven. Der bliver udarbejdet særskilte retningslinier for denne kreds
af medarbejdere.
8. Fakultetets samarbejdsudvalg træffer - i et
tillæg til denne aftale – aftale om nærmere procedurer for gennemsyn af e-mails
under medarbejderes fravær fra arbejdspladsen. Der bliver etableret rutiner som
sikrer at arbejdsmæssigt vigtige e-mails bliver opfanget selv om den pågældende medarbejder er på ferie
eller syg.
9. Fakultetets samarbejdsudvalg tager - i et tillæg
til denne aftale - nærmere stilling til opbevaring og sletning af e-mails, herunder
medarbejderes private e-mails.
10. E-post til personer der ikke længere er ansat på
institutionen, bliver eftersendt - hvis den pågældende ønsker det - i op til 1
år. Hvis særlige hensyn taler for det, kan denne periode blive forlænget med op
til 5 år.[2]
11. Fakultetets samarbejdsudvalg tager nærmere
stilling til hvorvidt e-mail- og internetpolitikken skal indeholde
retningslinier for i hvilket omfang medarbejderne kan indgå aftaler elektronisk
på vegne af virksomheden med digital signatur.
John Kuhlmann Madsen Henrik
Prebensen
Dekan, Formand for FSU Lektor,
Næstformand for FSU
Bilag: Central politik for e-post og internet for
Københavns Universitet.
Elektronisk Kommunikation
Kommunikation med omverdenen er en del af arbejdet. Hvad enten kommunikationen foregår verbalt eller skriftligt, er analog eller digital, skal ledelse og medarbejdere respektere den enkelte ansattes integritet. Den ansatte skal være bevidst om, at ved ekstern kommunikation fremstår den enkelte medarbejder som en repræsentant for Københavns Universitet.
Der må ikke etableres en generel overvågning med henblik på at få kendskab til det sproglige indhold af meddelelserne. Hvis det viser sig nødvendigt at foretage en registrering af kommunikationen, skal den enkelte medarbejder gøres bekendt med hvad og hvorfor, der registreres og hvordan det gøres (bilag 20).
BILAG 20
Retningslinier for adgang til og anvendelse af elektronisk post ved Københavns Universitet.
Københavns Universitet anvender i stigende grad elektronisk post som kommunikationsform. Københavns Universitets Hovedsamarbejdsudvalg (HSU) har vedtaget nedenstående fælles retningslinier for adgang til og anvendelse af ansattes elektroniske post.
Nærværende politik, hvis formål er at sikre de ansatte mod uvedkommendes adgang til deres elektroniske post, har ikke til hensigt at hindre universitetets systemadministratorer i deres arbejde på at få universitetets elektroniske post til at fungere, herunder at sikre, at elektronisk post ikke forsvinder, derfor er der: Forbud mod uvedkommendes adgang til ansattes elektroniske post
Løbende overvågning af indholdet i elektronisk post og den man korresponderer med, må ikke finde sted, medmindre det sker i form af sikkerhedskopiering.
Tjenestestedet har som udgangspunkt ikke ret til at gøre sig bekendt med TAP- og A-TAP`s elektroniske post. Tjenestestedet kan dog i undtagelsestilfælde have ret til at gøre sig bekendt med en TAP- eller A-TAP-medarbejders elektroniske post. Dette er kun tilfældet, hvor tjenestestedet konkret kan begrunde, at tjenstlige hensyn klart overstiger hensynet til hemmeligholdelse .
Tjenestestedet må ikke gøre sig bekendt med de videnskabelige medarbejderes elektroniske post af hensyn til deres forskningsopgaver.
Dekaner, prodekaner, institutledere, afdelingsledere samt studieledere, der har hverv, som medfører en vis mængde elektronisk post vedrørende administrative spørgsmål, kan lade oprette en særskilt e-postadresse til disse formål1 . Alene denne adresse er omfattet af de retningslinier, der er beskrevet ovenfor vedrørende TAP- og A-TAP. Vælger de ikke at gøre det, vil deres VIP-postadresse blive behandlet efter reglerne for TAP og A-TAP.
Andre ansatte, som har tilsvarende hverv og dermed behov for en opdeling af deres elektroniske post i en almindelig administrativ og en personlig del, f.eks. tillidsrepræsentanter , kan ligeledes få oprettet to e-postadresser. Den personlige e-postadresse behandles efter reglerne for VIP.
Såfremt det af tekniske grunde er nødvendigt for en systemadministrator at gennemgå en ansat medarbejders elektroniske post, skal gennemgangen så vidt muligt foretages sammen med den berørte medarbejder. Ved systemadministratorers gennemgang af elektronisk post gælder forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt.
I det omfang tjenestestedet under respekt for ovenstående retningslinier har adgang til en medarbejders elektroniske post, forudsættes det, at tjenestestedet positivt ved, at der er sendt eller modtaget elektronisk post, som nødvendigvis skal bruges, inden medarbejderen er tilbage på sit arbejde, og at tjenestestedet forgæves har forsøgt at få kontakt med medarbejderen med henblik på, at denne skal videresende den elektroniske post til dem, der skal bruge den.
Beslutningen om at skaffe sig adgang til medarbejderens elektroniske post kan kun træffes af rektor, dekan, universitetsdirektør eller fakultetssekretariatschef. Medarbejderen og vedkommendes tillidsrepræsentant skal straks underrettes skriftligt om beslutningen.
Anvendelse af elektronisk post
Det lokale samarbejdsudvalg kan udarbejde retningslinier for anvendelse af elektronisk post.
Med hensyn til opbevaring og registrering af elektronisk post henvises til Københavns Universitets instruks om post og journalisering ( /regel/1/0607.html ).
1 Teknisk note: Oprettelse af en særskilt e-post adresse foretages af den pågældendes edb-enhed. Denne nye (administrative) e-postadresse kan indstilles til automatisk at videresende al post - eller alene post med visse ord eller overskrifter - til den oprindelige e-postadresse. Herved opnås, at vedkommende alene skal kontrollere en af sine e-postadresser. Dog vil vedkommende skulle anvende udbakken på sin nye (administrative) e-postadresse ved afsendelse af post. De to e-postadresser kan benævnes ved henholdsvis blot navn og henholdsvis navn samt dekan/prodekan/institutleder/afdelingsleder/studieleder - eller blot "administrativ post". Har man sådanne to adresser vil begge adresser automatisk blive vist til afsender.
Således vedtaget af Hovedsamarbejdsudvalget den 28. marts 2001.
Nærværende retningslinier skal genforhandles senest 3 år efter dato.